Stock opname (stocktaking) adalah proses penting dalam manajemen inventori untuk memastikan kesesuaian antara catatan stok fisik dan data sistem. Namun, seringkali ditemukan selisih stok yang merugikan bisnis, mulai dari kerugian finansial hingga gangguan operasional. Artikel ini akan membahas penyebab selisih saat stock opname dan solusi yang bisa diterapkan pemilik bisnis untuk mengatasinya.
Apa Itu Selisih Stock Opname?
Selisih stock opname terjadi ketika jumlah stok fisik di gudang atau toko tidak sesuai dengan data yang tercatat di sistem. Misalnya, sistem mencatat stok produk A sebanyak 100 unit, tetapi saat dihitung fisik, hanya ada 95 unit. Selisih ini bisa disebabkan oleh berbagai faktor, baik teknis maupun human error.
5 Penyebab Utama Selisih Stock Opname
Berikut faktor-faktor yang sering memicu ketidaksesuaian stok:
Kesalahan Pencatatan Manual
Kesalahan input data seperti salah menulis jumlah stok, salah kode produk, atau duplikasi entri. Hal ini umum terjadi jika bisnis masih mengandalkan pencatatan manual (seperti Excel atau buku fisik).Pencurian atau Penyusupan (Shrinkage)
Pencurian oleh karyawan, pelanggan, atau pihak luar sering menjadi penyebab utama selisih stok. Menurut laporan National Retail Security Survey 2022, shrinkage menyebabkan kerugian hingga 1,4% dari total pendapatan ritel global.Kerusakan atau Kedaluwarsa Produk
Stok yang rusak, kadaluarsa, atau hilang tanpa tercatat di sistem. Misalnya, produk cair tumpah atau kemasan rusak selama penyimpanan.Kesalahan Proses Pengiriman
Ketidaksesuaian antara jumlah barang yang dikirim supplier dengan penerimaan, atau kesalahan saat pemindahan stok antar gudang.Sistem Inventory yang Tidak Terintegrasi
Penggunaan sistem inventory yang tidak real-time atau tidak terintegrasi dengan POS (Point of Sale), menyebabkan pembaruan data terlambat.
Dampak Negatif Selisih Stock Opname
Selisih stok yang tidak segera diatasi dapat menyebabkan:
Kerugian Finansial: Kehilangan produk = kehilangan potensi penjualan.
Ketidakakuratan Laporan Keuangan: Laba/rugi tidak tercermin valid.
Gangguan Operasional: Stok kosong tapi tercatat ada, sehingga mengganggu layanan pelanggan.
Penurunan Reputasi Bisnis: Jika konsumen sering kecewa karena stok tidak tersedia.
Solusi Mengatasi Selisih Stock Opname
Pemilik bisnis bisa mengambil langkah berikut untuk meminimalkan risiko selisih stok:
1. Gunakan Sistem Inventory Otomatis
Beralih dari pencatatan manual ke software inventory terintegrasi seperti ERP (Enterprise Resource Planning). Sistem ini memudahkan pelacakan stok real-time, mengurangi risiko human error, dan sinkronisasi data antar divisi.
2. Lakukan Stock Opname Rutin
Jadwalkan stock opname secara berkala (harian/mingguan untuk barang cepat habis, bulanan untuk barang lambat habis). Teknik cycle counting (menghitung sebagian stok secara bergiliran) juga efektif untuk menjaga akurasi tanpa mengganggu operasional.
3. Tingkatkan Pengawasan Gudang dan Toko
Pasang CCTV di area penyimpanan dan titik rawan pencurian.
Terapkan sistem akses terbatas ke gudang.
Gunakan barcode/RFID untuk memantau pergerakan stok.
4. Audit Proses Supply Chain
Verifikasi jumlah stok saat menerima pengiriman dari supplier.
Rekonsiliasi faktur pembelian dengan fisik barang.
Pastikan proses retur atau pengembalian barang tercatat dengan baik.
5. Pelatihan Karyawan
Karyawan adalah ujung tombak manajemen stok. Berikan pelatihan tentang:
Cara menggunakan software inventory.
Prosedur pencatatan yang benar.
Penanganan stok rusak/kadaluarsa.
6. Analisis Data Selisih Secara Berkala
Identifikasi pola selisih stok melalui laporan historis. Misalnya, jika produk X selalu kurang, periksa apakah ada kelemahan di proses penyimpanan atau potensi pencurian.
Selisih stock opname adalah masalah serius yang perlu ditangani secara sistematis. Dengan menggabungkan teknologi, pelatihan SDM, dan pengawasan ketat, bisnis dapat meminimalkan risiko dan meningkatkan akurasi inventori. Ingat, stok yang terkelola baik = operasional lancar + kepuasan pelanggan meningkat!
